Ideenworkshop 1: Vorbereitung

Ein Ideenworkshop ist schnell vereinbart – aber wie ist der Ablauf sinnvoll zu planen? Wie kann sichergestellt werden, dass die Ziele erreicht werden? Jeder Workshop sollte an die jeweilige Aufgabenstellung angepasst und deshalb individuell gestaltet werden. Trotzdem lassen sich generelle Vorgehensweisen formulieren, von denen ausgehend Anpassungen vorgenommen werden. - Drei Schritte für den Ideenworkshop Wenn die Erarbeitung von langfristig nutzbaren Ergebnissen angestrebt wird, sollte der gesamte Ablauf in drei Schritten erfolgen: die VORBEREITUNG des Workshops die DURCHFÜHRUNG und Moderation des eigentlichen Termins die NACHBEREITUNG der Ergebnisse. Mit einer guten Vorbereitung wird erreicht, dass man im Workshop schnell arbeitsfähig ist und mit dem richtigen Team die relevanten Themen angeht. Klärungen, die vorgezogen werden, entlasten den meist zeitlich knappen Workshoptermin. - Zwei wesentliche Aspekte der Vorbereitung Neben vielen organisatorischen Fragen sind zwei Aspekte besonders wichtig. Zum einen sind die ZIELE UND INHALTE genau einzugrenzen. Immer wieder ist die Aufgabenstellung zu offen formuliert oder die Inhalte werden zu breit angegangen. Dann wird im Zweifelsfall am Kern des Problems vorbeidiskutiert oder das Pensum kann nicht abgearbeitet werden. Im Vorgespräch muss deshalb mit dem Kunden eine realistische Eingrenzung vereinbart werden. Der zweite wichtige Aspekt ist die ZUSAMMENSETZUNG DES IDEENTEAMS für diesen Tag. Welche Bereiche oder Abteilungen sind einzubinden? Dürfen die Mitglieder aus verschiedenen Hierarchieebenen stammen? Wer ist dominierend, wer eher zurückhaltend, wie kann damit umgegangen werden? Sind Externe einzubinden wie z.B. Kunden, Lieferanten, Branchen- oder Kommunikationsexperten? Und vor allem: wie groß darf die Runde werden, wenn alle Belange berücksichtigt werden sollen? Generell sollte die Teilnehmerzahl auf 7 Personen beschränkt werden. Mit 10 Personen lässt sich dann je nach Thema auch noch arbeiten, aber wenn es mehr werden, lässt die Produktivität spürbar nach. Weniger ist hier eindeutig mehr! Natürlich kann man auch Großgruppenmethoden einsetzen, die aber einen anderen Typus von Ideenworkshop darstellen. - Vorbereitung der Agenda für den Ideenworkshop Der Ablauf wird von mir inhaltlich und zeitlich strukturiert, ein Bündel geeigneter Methoden wird ausgewählt und vorbereitet. Ziele und Agenda des Termins sollte vorab allen Teilnehmer bekannt gemacht werden, damit diese sich auch vorbereiten können. Trotz all dieser Vorbereitungen arbeite ich als Moderator flexibel und passe den Ablauf an die Entwicklung im Termin an. Ich habe vorab mit einer Mindmap eine gut lesbare “Routenplanung” entworfen, kann aber bei einem Stau mit dieser Landkarte auch alle Umleitungen benutzen. Mir ist im Laufe der Jahre die Vorbereitung immer wichtiger geworden, weil der Workshop dann “geschmeidiger” abläuft und ich den Erfolg damit bereits wesentlich beeinflusse.  Im folgenden Artikel ist die Durchführung des Ideenworkshops beschrieben. Sie haben Interesse an der Durchführung eines Ideenworkshops? Lassen Sie uns gerne die verschiedenen Möglichkeiten der Vorgehensweise besprechen!